Datenschutzerklärung für Vertragspartner, Kunden und Lieferanten

I. Verantwortlicher und Kontaktinformationen

Die Fragol AG, Solinger Str. 16, 45481 Mülheim an der Ruhr, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Duisburg unter der HRB 29863 (nachfolgend auch als „wir“ oder „Fragol“ bezeichnet), ist verantwortlich für die Erhebung, Verarbeitung und Verwaltung der im Zusammenhang mit der Anbahnung und Durchführung dieses Vertragsverhältnisses verarbeiteten personenbezogenen Daten.

Wenn Sie Fragen, Anmerkungen oder Vorschläge zu Ihren Rechten als Betroffene oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Fragol haben, können Sie sich gern an uns wenden. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

AGAD - Arbeitgeberverband Großhandel, Außenhandel, Dienstleistungen e.V.
Herr Dr. Nils Helmke
Waldring 43 – 47
D-44789 Bochum
Telefon: 0234 28253320
E-Mail: datenschutzbeauftragter (at) fragol.de

II. Zwecke und Rechtsgrundlage der Vearbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten, um über einen möglichen Vertragsschluss zu entscheiden oder um mit Ihnen einen Vertrag zu schließen, diesen zu erfüllen oder durchführen zu können. Außerdem verarbeiten wir Ihre Daten aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Eingehung und Pflege von Geschäftsbeziehungen sowie zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist daher Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b), lit. c), lit. f) DSGVO.

III. Betroffene Datenkategorien

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir unsere Vertragspartner, Vertragsinteressenten, Kunden und Lieferanten über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, wenn Sie mit uns eine Geschäftsbeziehung anstreben oder führen. Wir verarbeiten nur solche Daten, die mit der Vertragsanbahnung oder Vertragsdurchführung im Zusammenhang stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihnen, Ihrem Unternehmen oder den Ansprechpartnern in Ihrem Unternehmen sein (insb. Name, Anschrift, Kontaktdaten, Funktionen, Vertragsdaten, Rechnungsanschrift, Zahlungsinformationen, Abwicklungsdaten, Bonitätsdaten einschließlich Scoring, Sanktionslisten etc.) sowie ggf. weitere Daten, die Sie uns im Rahmen unseres Vertragsverhältnisses übermitteln.

Die Daten erheben und aktualisieren wir im Laufe unserer Geschäftsbeziehung durch Informationen unserer Vertragspartner, der Mitarbeiter unserer Vertragspartner, öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handelsregister) und in Einzelfällen aus Wirtschaftsauskunfteien.

Es besteht keine rechtliche oder vertragliche Verpflichtung, diese Daten zur Verfügung zu stellen. Möglicherweise können wir ohne diese Daten aber keinen Vertrag mit Ihnen schließen oder unsere vertraglich geschuldeten Leistungen (z.B. Bezahlung erbrachter Leistungen) nicht oder nicht vollständig erbringen.

Da wir mit dieser Datenschutzerklärung zunächst nur die unmittelbar Verantwortlichen Entscheidungsträger unserer Vertragspartner erreichen können, sind Sie zudem im Rahmen unserer Vertragsbeziehung verpflichtet, diese Datenschutzerklärung auch an Ihre Mitarbeiter weiterzugeben, wenn wir deren Daten im Laufe der Vertragsbeziehung verarbeiten. Dies betrifft insbesondere sämtliche Ansprechpartner, die mit uns in Kontakt treten sollen oder mit denen wir für die erfolgreiche Umsetzung der Vertragsbeziehung zusammenarbeiten werden.

IV. Dauer der Datenspeicherung

Ihre personenbezogenen Daten werden nur für die Dauer der Erfüllung der oben genannten Zwecke verarbeitet und darüber hinaus nur, wenn und soweit wir hierzu aus rechtlichen Gründen verpflichtet sind (beispielsweise gesetzliche handelsrechtliche und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten). In der Regel gilt dies bei vertraglichen Daten bis zum Ende des Kalenderjahres drei Jahre nach Beendigung der Vertragsbeziehung sowie hinsichtlich der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen für 6 oder 10 Jahre. Danach werden die vorgenannten Daten, sofern systemseitig möglich, gelöscht, anonymisiert oder ein Zugriff auf die Daten gesperrt.

V. Übermittlung personenbezogener Daten

Die personenbezogenen Daten werden nur an die Dienstleister übermittelt, die Ihre Daten für die vorstehend genannten Zwecke verarbeiten (beispielsweise, um Zahlungen zu tätigen oder entgegen zu nehmen, Rechnungen zu erstellen oder zu prüfen oder um Leistungen entgegenzunehmen oder zu erbringen).

VI. Keine Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Land außerhalb der EU bzw. des EWR ist von uns nicht beabsichtigt, soweit dies nicht für die Erfüllung unserer vertraglichen Absprachen oder zur Vertragsanbahnung erforderlich ist (beispielsweise, wenn Sie Ihren Sitz in einem Drittland haben oder wir unsere Leistungen für eine Tochtergesellschaft in einem Drittland erbringen sollen).

VII. Betroffenenrechte

Mit Blick auf Ihre personenbezogenen Daten können Sie folgende Rechte geltend machen:

• Recht auf Auskunft, Art. 15 DS-GVO
• Recht auf Berichtigung, Art. 16 DS-GVO
• Recht auf Löschung, Art. 17 DS-GVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DS-GVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DS-GVO
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, Art. 21 DS-GVO

Ferner können Sie jederzeit eine Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde einreichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass Ihre Daten zu Unrecht verarbeitet werden. Für FRAGOL ist dies beispielsweise grundsätzlich die Datenschutzaufsichtsbehörde von Nordrhein-Westfalen.